Как организовать свой выставочный бизнес
Web555.ru

Бизнес портал

Как организовать свой выставочный бизнес

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Как организовать выставку — зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка — это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

  • презентация товара или услуги;
  • дегустация (при необходимости);
  • сэмплинг;
  • конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

  • общение с потенциальными покупателями или клиентами;
  • изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
  • формирование позитивного имиджа своей компании;
  • получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками — улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Преимущества и недостатки выставки

Начнем с приятных моментов:

  • организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
  • на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
  • участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
  • поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

  • высокая стоимость участия;
  • длительное время подготовки;
  • дорогое оформление выставочного стенда;
  • человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

  1. Выбор подходящей выставки
  2. Составление плана действий
  3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
  4. Планирование бюджета
  5. Выбор образцов
  6. Разработка раздаточного материала
  7. Оформление выставочного центра
  8. Монтажные работы
  9. Непосредственное участие
  10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Выбор выставки и подача заявки на участие

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

  • тематика;
  • количество участников;
  • целевая аудитория;
  • способы продвижения выставки;
  • требования к выставочным стендам участников;
  • стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

  • на региональном уровне — необходимо обратиться прямо к организатору;
  • на федеральном — найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Планирование выставки

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

  • увеличение объем продаж;
  • привлечение новых покупателей;
  • исследование рынка;
  • оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
  • поиск новых связей;
  • ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

  • определение размеров стенда;
  • выбор образцов;
  • оформление выставочного стенда;
  • поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

  • «от» и «до» знают выбранные товары,
  • обладают хорошими коммуникативными навыками;
  • смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

  • взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
  • стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
  • стоимость образцов;
  • подготовка раздаточного материала;
  • расходы поездку и проживание сотрудников;
  • расходы на форс-мажор.

Выбор образцов товара

К ним нужно добавить рекламные проспекты.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Подготовка раздаточного материала


Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

  • листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
  • прайс-листа;
  • полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на типографию будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

Оформление выставочного стенда

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

Название и логотип.

Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

Поэтому обязательно разместите их на стенде.

Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.

Он должен быть в центре внимания.

Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.

Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

Самым удачным является размещение стенда:

  • справа от входа;
  • в центре зала;
  • в углах зала.

Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

  • стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
  • можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

  • если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.
  • Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

    Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

    Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале


    О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать службу доставки и провести полный инструктаж работников.

    Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

    Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

    В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

    Участие в выставке и подведение итогов

    И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

    1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
    2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
    3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

    Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

    По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

    После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

    Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

    Основные ошибки при проведении выставки

    «Не веря в товар, я верю рекламе, которая пытается заставить меня в него поверить.»
    Жан Бодрийар

    Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

    Выставка — это только работа у стенда.

    Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

    Важно ответственно подходить к каждому этапу организации — подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.

    Участие в выставке только ради участия.

    Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.

    Основное внимание должно быть приковано к стенду.

    Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.

    Выставка закончилась, и на этом все.

    Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

    Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.

    Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку.

    Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

    Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.

    Бизнес план: как организовать бизнес на выставках

    Проведение различного рода выставочных мероприятий – тренд современного мира. Практически в каждом городе, будь то мегаполис, или небольшой по численности населённый пункт, каждый праздничные и выходные дни проводятся подобные мероприятия. Но у их организации также есть свои плюсы и минусы, свои сложности и подводные камни.

    Содержание

    Создать действующий и прибыльный бизнес на организации выставок можно. Но нужно понимать и специфику вашего собственного дела, и отношение потенциальной аудитории, и доступное время посещения, и информационную осведомлённость клиентов, и логистику передвижения участников, и ещё множество вещей, которые будут влиять на успешность вашего проекта.

    Помните, что, сколько бы ни проводилось различных выставок у вас в городе, далеко не все они прибыльны для организаторов. Многие выставки единичны и после неудачного показа перестают существовать. А количество их формируется трендом.

    Виды выставочных мероприятий

    Выставка продукции

    Самая распространённая форма организации бизнеса на выставочных мероприятиях. Цель подобного вида – ознакомить действующих и потенциальных клиентов с ассортиментом продукции фирмы, новинками, запустить рекламную компанию, увеличить спрос на определённый товар. Стандартно, во время проведения таких выставок, на витрины и полки выставляются образцы всей продукции или же новинки фирмы, раскладывается описательная литература, рекламные буклеты с контактами, а также ставится ответственный сотрудник, который будет привлекать посетителей и консультировать по всем имеющимся вопросам.

    Выставка групп изделий

    Цель подобного вида выставки – провести исследование спроса потребителей и их реакции в отношении конкретного сегмента продукции, её вида, или определённой серии. Как показывает статистика, более успешны в этом отношении те выставки, на которых представлены на выбор потребителя несколько групп товаров, или даже товар от различных поставщиков и производителей.

    Тематические выставки

    Стимулирование спроса и повышение уровня продаж – вот цель подобного рода выставок. Тематики таких мероприятий могут варьироваться в совершенно различном диапазоне. Это могут быть и арт-галереи, выставки дизайна и моды, ярмарки изделий ручной работы. Стандартно такие мероприятия проводятся в праздничные или выходные дни, когда люди имеют возможность посетить её в любое время дня, не совмещая дело с работой.

    Отдельно нужно заметить, что такой вид выставок всегда сопровождается мастер-классами для потребителей, которые как повышают интерес к самому мероприятию, так и способствуют более плотному знакомству людей с видом деятельности и приносят дополнительную прибыль организаторам и участникам.

    Маркетинговые выставки

    Цель подобного рода выставок – выявить объём продаж в определённых торговых точках. Это может быть магазин, супермаркет, рынок или бутик. Также характерно предоставление возможности по раскрутке определенного магазина или поставщика.

    Выставка коллекций

    Как и выставка групп изделий, направлена на выявление и изучение спроса действующих и потенциальных потребителей в отношении определённого вида товара, новой серии или продукты от различных производителей. Также организуется для ознакомления и формирования спроса на новый вид товара.

    Помещение для выставки

    Естественно, первый фактор, который будет влиять на необходимые размеры для проведения мероприятия – экспозиция. Какие именно вещи и товары будут выставляться на выставке. Если это габаритные предметы, или дизайн проекты, требующие много свободного места, то соответственно и арендуемая площадь должна будет вместить всех на комфортных условиях.

    Второй фактор – количество участников. Если речь идёт о мероприятии, где на суд публике будет представлено множество производителей со своим товаром, то вы должны заранее просчитать размещение со схемой, чтобы не было неприятных сложностей перед открытием.

    Третий фактор – предполагаемое количество посетителей. Да, точные прогнозы дать достаточно сложно. Однако если в процессе вы будете вынуждены пускать людей партиями, то приобретёте негативную репутацию как неумелый организатор. Исключения составляют такие случаи, когда народа действительно очень много, а не помещение подобрано маленькое.

    Но стандартно помещение, которое действительно может принести доход от выставочного мероприятия не должно быть меньше 2500 квадратных метров.

    Специфика этого бизнеса такова, что отдельная аренда офисного помещения для ведения деятельности оттуда не предусмотрена. Однако помните, что, скорее всего, вам понадобится хотя бы небольшой склад, где вы будете хранить реквизит и инвентарь. Сюда относятся и рекламные стенды, штативы для баннеров, сборные места для участников, стойки администрации и многое другое из варьирующегося от специфики.

    Персонал

    Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:

    Разнорабочие. 5 человек.

    Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.

    Администраторы. 2 человека.

    В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.

    Уборщики

    Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.

    Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.

    Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.

    Подготовка выставки

    Как и во всяком бизнесе, вам предварительно нужна информация о том, для кого вы делаете эту выставку, и как на это отреагируют те, кто будет приносить вам прибыль. Проводится анализ рынка с целью понимания того, что нужно выставлять и кому показывать.

    Поможет в этом определение уровня популярности конкретного, выбранного вами товара, или вида услуги. Обязательно они должны быть нужными, или вызывать интерес у потребителя. Лучше заранее определить, для какого слоя населения будет больше подходить выставочная продукция, чтобы спокойнее оперировать ценообразованием билетов и прогнозом посещаемости, а также временем проведения мероприятия.

    Далее, вами создаются базы предприятий или частных лиц, относящихся к выбранному товару и услуге. Они должны быть сами заинтересованы в продвижении своего товара сторонними способами выставочного характера.

    Информирование потенциальных участников происходит задолго до выставки. Потому что на подготовку у предприятия уходит много времени, а иногда и денег. Информация рассылается в формате пригласительных. Способов разослать пригласительные письма очень много. Самые популярные – смс-рассылка с дублированием на электронную почту и позже – уточняющий звонок по телефону.

    В случае, если вы испытываете какие-либо сложности с правильной организацией информирования ваших потенциальных клиентов, можете обратиться за услугами в специализированную организацию, которая берёт на себя информационный маркетинг. Однако не забудьте внести в статью расходов оплату их услуг.

    Формирование плана по организации

    Сама организация выставочных мероприятия должна вестись по нескольким направлениям одновременно:

    1. Составление трафика выставок
    2. Анализ спроса на выставляемую продукцию
    3. Рекламная компания
    4. Согласование сроков поставки товара для выставления на стенды
    5. Договорная основа и документооборот со всеми сторонами, относящимися к участию в действии.

    Реклама выставки

    Говорить о роли рекламы в бизнесе не имеет смысла, однако в случае бизнеса на организации выставочных мероприятий, концепции проведения маркетинговых компаний играют решающую роль для организаторов, потому что напрямую влияют на посещаемость. А этот фактор оценивается в первую очередь вашими клиентами – участниками выставки.

    Поэтому использовать все возможные средства рекламы в этом случае будет верным решением. Но, естественно, с оглядкой на действенность рекламных акций на ту или иную аудиторию, которую к моменту проведения рекламы вы уже будете знать.

    Отличным способом считается информирование многочисленных изданий небольшими пресс-релизами. В случае средств массовой информации, зачастую они сами заинтересованы в освещении культурной и деловой программы города, куда безусловно ваше мероприятие будет относиться.

    Помимо этого будут полезны все возможные недорогие формы рекламы – публикация информационных объявлений на профильных (или же, в некоторых случаях, массовых) порталах в мировой сети. Радио и телевидение – одни из самых популярных каналов продвижения, однако и ценник на них соответствующий. Поэтому стоит заранее оценить свои возможности.

    Если выставка будет рассчитана на посещение среднего слоя населения, который по сути является самым многочисленным, то задача с рекламой ещё больше упрощается. Информацию можно размещать на пилларсах в торговых центрах, на информационных табло в метро. Широко используются и наружные мультимедийные модули.

    Проведение выставки

    Как и в случае организации самого бизнеса, составляет план проведения с указание сроков, времени, расписания. Особенно, если выставочное мероприятие будет содержать дополнительный контент – выступления, презентации, кофе-брейк, мастер-классы.

    При правильном проведении предварительных этапов, само мероприятие пройдёт гладко и принесёт желаемый результат. Главное – вовремя реагировать на все возникающие вопросы и ситуации.

    Также, если какой-либо товар не пользуется спросом вообще, стоит заменять его другим, заранее подготовленным. И это не должно стать неожиданностью.

    Подведение итогов

    Проведение анализа прошедшего мероприятия – также важная часть, если вы хотите успешно заниматься организацией на постоянной основе. Нужно выделить положительные и отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Выявление лидеров продаж, отзывы потребителей и участников, ошибки, недочёты и действенные ходы, которые принесли наиболее желательные результаты.

    Оценка рисков в первом опыте – сложная задача и более доступна в дальнейшей работе. Но всегда стоит заранее подумать о правильности выбора производителя, даты проведения, потребностях покупателей, их платёжеспособности на конкретном этапе. А реализация всего этого на практике должна стать необходимой опорой при повторной организации.

    Еще 1000 лучших бизнес- моделей, Вы можете найти в разделах : Бизнес идеи или Франшиза

    Как организовать свой выставочный бизнес

    Выставочный бизнес в представлении многих людей является чем-то не совсем серьезным, похожим на развлекательное шоу. Однако, на самом деле, этот сегмент рынка представляет собой целую отрасль с огромными оборотами и высокой рентабельностью. Эксперты оценивают годовой оборот в этой сфере бизнеса примерно в 700 миллионов долларов в год. Такие серьезные деньги говорят о важности и привлекательности этого направления.

    Что же заставляет коммерческие фирмы и предпринимателей тратить такие огромные деньги на участие в различных выставках?

    Прежде всего, это возможность донести о себе информацию до непосредственных потребителей и потенциальных партнеров. Это возможность оценить достижения конкурентов и понять тенденции, которые происходят в отрасли. Это прекрасный инструмент для изучения спроса и маркетинговых исследований.

    Известно, что за несколько дней проведения выставки может быть заключено больше контрактов, чем за год упорной работы маркетинговых служб. Поэтому большинство предприятий и предпринимателей воспринимают участие в выставке, как возможность получения дополнительных доходов, и готовы тратить деньги на это мероприятие. Для организаторов выставки, с другой стороны, это источник достаточно больших денег, и потенциал для проведения новых выставок в будущем.

    Выставочный бизнес имеет свои особенности, его трудно назвать простым и легким делом.

    Ему присуща очень высокая конкуренция. Нередко бывает, что выставки схожей тематики проходят одна за другой, что значительно снижает к ним интерес участников и посетителей. Поэтому к организации выставки необходимо подходить максимально серьезно, тщательно планируя все свои действия и проводя маркетинговые исследования.

    Определенная сложность выставочного бизнеса состоит в своевременной аренде площадей для проведения мероприятия.

    В принципе, суть организации выставки, как бизнеса, заключается в аренде помещений, проведении рекламной кампании, и сдаче арендуемого помещения в субаренду участникам выставки со значительной наценкой. Поскольку рентабельность выставочного бизнеса составляет 70 и более процентов, желающих использовать свободные площади для проведения выставок достаточно много. Владельцы подходящих площадей зачастую сами организует выставки, чтобы не делиться доходами от сдачи в аренду с другими участниками рынка. Поэтому, как правило, все наиболее привлекательные темы выставок распланированы на годы вперед.

    Частным предпринимателем, не имеющим собственных площадей, войти в выставочный бизнес достаточно сложно.

    Поэтому для них более правильным и выгодным делом является организация тематических выставок для отдельных отраслей промышленности или экономики. Организация такой выставки требует специальных знаний, хорошего знания специфика отрасли и основных участников рынка, потенциальных клиентов. Для проведение такой выставки крайне желательно составить портрет целевого посетителя и провести большую работу с участниками. Зато проведение отраслевой выставки менее привлекательно для конкурентов, поскольку является довольно трудоемким занятием, и, как правило, занимает большое время для подготовки мероприятия. Тем не менее, проведение даже двух-трёх выставок в год способно принести серьезные доходы организаторам и покрыть расходы, связанные с произведенной работой.

    Нужно отметить также, что развитию выставочного бизнеса способствует низкая загруженность выставочных площадей.

    Даже в крупных центрах загруженность площадей оценивается всего в 60-70% от возможного. Для региональных выставок загруженность площадей составляет менее 50%. Это позволяет планировать организацию выставок, не имея собственных площадей для их проведения и получать доходы, используя чужую территорию.
    Частным предпринимателям зачастую бывает трудно конкурировать с крупными участниками выставочного бизнеса. Поэтому некоторые из них идут по совершенно необычному пути, проводя всю подготовительную работу по определению состава участников, исследованию рынка, планированию тематики, а затем перепродавать подготовленную работу более крупным участникам выставочного рынка. Это позволяет получать неплохие доходы за достаточно напряженный труд, не затрачивая при этом собственных средств на проведение рекламных мероприятий, печать информационный продукции и аренду выставочных площадей. Безусловно, такая работа требует хорошей квалификации, креативности, знания рынка и специфики отрасли промышленности.

    Что касается затрат на проведение выставки, то их размеры сильно зависят от места проведения и стоимости аренды выставочных площадей. В одних местах стоимость квадратного метра может не превышать 200 рублей, в других достигать 3000 и более.

    Однако нужно учитывать, что взносы участников в местах проведение выставок также значительно отличаются друг от друга. Для проведения небольшой выставки, с участием 20-30 экспонентов, могут понадобиться затраты в размере от 15 до 100 тысяч долларов.

    Рентабельность выставочного бизнеса позволяет окупить затраты нередко уже во время проведения первой выставки. Если же график проведения выставок предусматривает организацию нескольких или десятков мероприятий в год, то прибыль может исчисляться миллионами рублей.

    Для создания выставочного бизнеса такого уровня необходим подробный бизнес-план, заказать который можно, прислав заявку на наш сайт.

    Бизнес-идея: организация выставок

    Вложения: от 385 000 рублей

    Окупаемость: от 2 месяцев

    В современном мире популярность набирает проведение различного рода выставок: техники, картин, машин и много другого. Для успешной реализации бизнеса на их организации необходимо учитывать многие нюансы. Давайте разберемся как и на чем тут можно заработать.

    Концепция бизнеса

    Время от времени на отдельных площадках проводятся выставки-продажи работ одного мастера, который известен определенному классу людей; а также выставки продукции заводов; маркетинговые – фирм-производителей, изучающих таким образом спрос.

    Но наиболее популярны, а потому интересны и перспективны как бизнес, именно тематические выставки. Когда на одной площадке одновременно собирается большое количество продавцов, работающих в одной отрасли, и покупателей.

    Это очень удобно: максимум возможностей за минимум времени. При этом суммы сделок, заключаемых на этих выставках, могут быть вполне внушительными. Следовательно, они замотивированы платить за участие в ней. В одних случаях взносы собираются с продавцов, в других – с покупателей, в третьих – со всех участников, но каждый раз именно из этих денег складывается доход организатора.

    Что потребуется для реализации?

    Для того, чтобы организовать бизнес на выставках, необходимо приобрести инвентарь, то есть постоянно использующиеся в проведении выставок атрибуты: сборные места для участников, стенды, штативы для баннеров, таблички с названиями участников и бейджи – все, что требует унифицированной стилистики.

    Один из первых требуемых ресурсов – площадь для бизнеса. В нашем случае это выставочный зал. Он должен подбираться в зависимости от габаритов самой выставляемой продукции, количества участников, планируемого количества посетителей. Здесь лучше руководствоваться принципом «лучше больше, чем меньше», чтобы в процессе проведения мероприятия у клиентов не создавалось ощущения тесноты и дискомфорта.

    Обычно под экспозиции арендуются помещения от 2 500 кв. м.

    Также необходим небольшой склад для хранения инвентаря между выставками – потребуется площадь от 30 кв. м.

    В зависимости от размаха мероприятия количество сотрудников, поддерживающих ее работу, может меняться. Как правило, нанимаются от 2 до 5 разнорабочих и 1-2 администратора, а также уборщица. Разнорабочие переносят и устанавливают стенды, оборудование, выполняют физические и технические задачи. Администраторы поддерживают правильный ход мероприятия, помогают решить все возникающие у участников вопросы и контролируют деятельность разнорабочих. Уборщица поддерживает чистоту, при большом скоплении людей без такого сотрудника просто не обойтись.

    Если выставляемые товары обладают определенной ценностью, очень важен контроль над рабочими. Также необходима высокая квалификация администраторов, так как они по сути лицо выставки. Заработная плата рассчитывается из количества рабочих дней (день на подготовку и 1-3 дня работы самой выставки).

    Пошаговая инструкция запуска

    Самый трудоемкий процесс при запуске бизнеса – это подготовка. Главное – правильно выбрать отрасль для выставки. Чтобы не ошибиться, следуйте пошаговой инструкции:

    1. Проведение анализа спроса на рынке на предмет того, что, кем, кому и как лучше всего продается и, соответственно, будет интересно в формате выставки сторонам и продавцов, и покупателей. Если мероприятие имеет региональное значение, то выбранная отрасль должна быть развита именно в регионе.
    2. Оформление ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) от прибыли. ОКВЭД для этого направления – 82.30.
    3. Выбор темы выставки. Определяется популярная группа товаров/услуг для экспозиции, производители и потребители, то есть потенциальные участники и посетители. В зависимости от выбранной группы товаров формулируется тема экспозиции, например: «Неделя моды» или «Энергетика. Ресурсосбережения. Экология». Принадлежность целевой аудитории к определенному слою населения определяет цены на билеты, прогноз посещаемости, время проведения выставки и рекламную стратегию. Для первого опыта проведения мероприятия, на котором вы хотите заработать, необходимо задействовать самые востребованные группы товаров: необычные для вашего региона продукты питания разных производителей, сезонная одежда, товары hand-made.
    4. Разработка плана мероприятия. Предварительные договоренности. В процессе разработки плана самой выставки детально продумывается программа мероприятия с временными рамками, распределяются задачи сотрудников – особенно если выставка включает приветствие, презентации, мастер-классы и другое, подразумевающее большее участие организаторов. Желательно задействовать что-то массовое и динамичное, чтобы не дать посетителям заскучать.
    5. Информированиеучастников. Составляется список организаций, производящих продукцию по теме выставки. Подразумевается, что они вполне заинтересованы в участии как дополнительной рекламе своей продукции. Далее происходит рассылка в формате пригласительных: на электронную почту, СМС-рассылка и в довершение всего уточняющий звонок. Подобную работу может провести и сторонняя организация, но за отдельную плату.
    6. Организация мероприятия. Этот шаг включает организацию помещения, закупку оборудования (при необходимости), утверждение графика поставки товаров, подписание всех необходимых документов, отслеживание оплат, в том числе и со стороны участников, если в приглашении были оговорены определенные взносы. Если вопрос питания для большого количества людей в здании не организован в достаточной степени, можно договориться с соответствующими фирмами об установке дополнительных временных точек общепита и автоматов с напитками, особенно если выставка многодневная.
    7. Рекламная кампания. В зависимости от особенностей целевой аудитории, выбираются и способы рекламы. Например, для товаров из Индии, одежды, косметики и парфюмерии будет выбираться реклама на афишах, ТВ, радио, наружных мультимедийных устройствах; а для тем энергетики, автомобильной, строительства и подобных – рассылка на электронную почту потенциальных покупателей и реклама на специализированных сайтах. При наличии профильных газет и журналов для привлечения аудитории часто используются пресс-релизы. Освещение подобных мероприятий – одна из обязанностей печатных СМИ.
    8. Проведение выставки. При правильной подготовке все должно пройти гладко, важно отследить лишь несколько моментов. Вы должны придерживаться плана и контролировать включенные в программу элементы от организаторов; оперативно реагировать на всевозможные вопросы участников и посетителей; если какой-то товар явно не пользуется спросом, предложить участникам заменить его на другой; уже в процессе выставки имеет смысл собирать отзывы и рекомендации участников и посетителей, которые дадут информацию о положительных и отрицательных моментах проведенной вами работы, а также, вполне возможно, «подкинут» неплохих идей на будущее.
    9. Подведение итогов. Результата выставки два: впечатление участников и посетителей, которые можно отследить в процессе проведения, а также финансовый эффект.

    Важно также выделить успешные и не очень решения, чтобы продолжать в будущем практиковать первые и избегать вторых.

    Финансовые расчеты

    Стартовый капитал

    Опишем расходы на проведение выставки для зала в 500 кв. м за два дня на 50 участников.

    Направление расходов Количество Ед. Изм. Цена, т. р. Стоимость, т. р.
    Площадь 500 м. 0,05 25 000
    Оборудование:
    Стенды 50 шт. 4,5 225 000
    Стулья 50 шт. 0,8 40 000
    Мелочи 20 000
    Оформление и реклама 50 000
    Персонал:
    Администраторы 2 чел. 3 6 000
    Рабочие 2 чел. 4 8 000
    Уборщица 1 чел. 4 4 000
    Бухгалтерия 1 чел. 0,7 7 000
    Итого: 385 000

    Сколько можно заработать?

    Вход для посетителей будет свободным. Если ценой пригласительного билета для каждого магазина или фирмы-производителя выставить 12 000 рублей, то доход составит 50*12=600 000 рублей.

    Прибыль же посчитаем простым вычитанием расходов из дохода: 600-385=215 000 рублей за двухдневную выставку. За вычетом налога в 15% получаем чистую прибыль за одно мероприятие примерно в 188 000 рублей.

    Срок окупаемости

    Как видно из примера, при длительности работ по организации выставки в два месяца – а это минимальный срок, за который можно успеть провести все этапы, окупаемость составит от 2 месяцев.

    Риски и минусы бизнеса

    Этот вид бизнеса характеризуется как высокой рентабельностью, так и высокими рисками, а также своей спецификой: большим количеством переговорной и организационной работы, которую должен провести бизнесмен этого направления. Организатору, который запланировал определенную цену пригласительного для клиентов, исходя из собственных расходов, может быть достаточно сложно уговорить владельцев бизнеса заплатить ее, так как гарантировать прибыль от их участия он не сможет. Здесь основным аргументом послужит рассмотрение участия как саморекламы.

    Достаточно сложно спрогнозировать посещаемость выставки. Для наилучших результатов необходимо грамотно продумать цены на билеты, время и рекламную кампанию. Есть сложности с нахождением сотрудников команды организаторов в непосредственной близости от товара фирм-участников. Желательно предупредить эти компании еще в пригласительных, что контролировать процесс доставки, переноса товаров и их выкладки должны их собственные сотрудники.

    Расходы на организацию выставки достаточно велики, ответственность при этом тоже немаленькая. К такому необходимо быть готовым.

    Организация выставки – дело изначально затратное и очень хлопотное. Здесь высоки риски: расчет организатора в любой точке может не оправдаться. Это также работа с достаточно большим количеством самых разных людей. Поэтому чаще всего ею занимаются те люди, кого она действительно вдохновляет. Тем более что при грамотном подходе к делу прибыль окупит все беспокойства.

    Как организовать выставочный бизнес

    Выставочный бизнес в современных условиях представляется интересным для многих участников отечественного рынка. Для одних это способ познакомить потребителя с ассортиментом выпускаемой продукции и заинтересовать в последующем ее приобретении. Для других это возможность выручить некую сумму денег за сделанные собственными руками дизайнерские объекты. Для третьих – реальный шанс познакомиться с серьезными партнерами и заключить интересные сделки.

    Отдельное место в таком бизнесе отводится устроителю выставочных мероприятий. Чтобы гарантированно заработать прибыль в этом деле, необходимо знать, как организовать выставку-продажу, художественную выставку или ярмарку, и что для этого нужно. О том, как открыть свой выставочный бизнес, пойдет речь далее в статье.

    Особенности выставочной деятельности

    Каждого предпринимателя беспокоят вопросы создания положительного имиджа для своей компании, привлечения внимания потенциальных клиентов и покупателей, стимулирования продаж. С этой точки зрения выставка является отличным маркетинговым инструментом, позволяющим контактировать напрямую с целевой аудиторией.

    Однако не стоит забывать, что выставка это, прежде всего, показ, демонстрация всевозможных достижений человечества в тех или иных областях его деятельности, будь то искусство, экономика, производство или что-то другое.

    Лишь при поверхностном рассмотрении может показаться, что устроить выставку несложно. На самом деле такое мероприятие является важным событием, требующим серьезной всесторонней подготовки. Например, до того, как организовать художественную выставку, следует выполнить ряд действий:

    • выбрать интересную тему;
    • разработать программу, которая сможет доставить эстетическое удовольствие посетителям;
    • найти экспонентов;
    • сформировать экспозицию;
    • сделать привлекательную презентацию и т. д.

    Это все, что относится к идейной стороне выставочной деятельности. Кроме этого есть еще и масса организационных вопросов. Поэтому для создания эффективного выставочного бизнеса рекомендуется первоначально составить подробный бизнес-план.

    Как составить бизнес-план выставочного центра

    Бизнес-план – это то, с чего начинается любая предпринимательская деятельность. В нынешних условиях без него не обойтись. Чтобы добиться успеха в деле, предпринимателю нужно действовать по заранее спланированной схеме, просчитав изначально каждый свой шаг. Кроме того, грамотно составленный бизнес-план поможет привлечь инвесторов, что будет очень уместно при открытии выставочного бизнеса ввиду крупных первоначальных затрат.

    Как составить бизнес-план выставочного центра и что он должен включать? Это основные разделы бизнес-плана с кратким описанием того, что нужно в них отразить:

    • вступление – здесь следует кратко изложить общую информацию о проекте, указать его стоимость, необходимость в дополнительных источниках финансирования и экономическую эффективность – составляется по завершении работы над бизнес-планом и резюмирует выводы по другим разделам;
    • обзор рынка – в этой части нужно представить информацию по основным конкурентам и экономической обоснованности и актуальности собственного проекта;
    • инвестиционный план – подробно описать все возможные единовременные и текущие расходы для открытия выставочного центра и вывести общую сумму;
    • производственный план – отразить основные хозяйственные операции и бизнес-процессы, осуществление которых необходимо для реализации проекта;
    • маркетинговая часть – должна содержать принципы ценообразования, схемы продвижения услуг выставочного центра, рекламу и т. д.;
    • финансовый план – представить расчет прогнозируемой прибыли, отразить все финансовые данные проекта и, как итог, показатель предполагаемой рентабельности бизнеса;
    • риски и гарантии – в этом разделе нужно проанализировать существующие риски и предложить схему их минимизации.

    Это примерная структура бизнес-плана для открытия выставочного центра. Вы можете воспользоваться ей при составлении собственного проекта или доверить написание бизнес-плана профессионалам.

    Что нужно для открытия выставочного центра

    Выставочный бизнес, как и любая предпринимательская деятельность для своего законного существования должен пройти государственную регистрацию. Что лучше открыть — ИП или ООО решает сам организатор, в законе требований относительно формы предприятия нет.

    Важно! Несмотря на отсутствие законных ограничений при выборе организационно-правовой формы, для выставочного бизнеса рекомендуется регистрация юридического лица, обладающего более широкими возможностями, нежели ИП. Преимуществом ООО в этом случае является возможность участия сразу нескольких учредителей и формирование большего уставного капитала.

    Кроме регистрации в налоговом органе, организатору выставочного центра предстоит пройти не менее важный и, пожалуй, самый сложный из всех этап – подготовку помещения. Площадь комплекса, в котором будут проходить выставки, должна быть не менее 2 тысяч кв. м. Помещение должно иметь высокие потолки, просторные залы и павильоны и быть очень хорошо освещенным. Стоит ли говорить о том, что внешнее и внутреннее убранство центра должно быть безупречным? Ведь от того, насколько красиво, уютно и модно будет устроено помещение, зависит количество посетителей и желание экспонентов принимать участие в проведении выставок.

    Помещение может быть арендовано или построено специально для этих целей. Второй вариант представляется более целесообразным, поскольку аренда такой большой площади будет обходиться очень дорого, и окупаемость проекта может затянуться надолго. Строительство выставочного центра связано с большими единовременными затратами, но в дальнейшем позволит существенно экономить на текущих расходах.

    Кроме помещения для размещения центра понадобится специальное оборудование для организации выставок: демонстрационные столы, стеллажи, стенды, витрины, подиумы, подставки и т. д.

    Одной из составляющих успеха в выставочном бизнесе является качественная работа персонала. Если вы предполагаете открытие полномасштабного центра для проведения выставок, есть смысл в том, чтобы собрать сплоченную команду сотрудников (организаторов, оформителей, специалистов по рекламе и т. д), работающих на результат.

    Организация выставок

    При организации выставки первое, что нужно сделать – это выбрать направление и определить масштаб мероприятия.

    В зависимости от тематики выставки могут быть:

    • художественные;
    • научные;
    • технические;
    • торговые (сюда же относят выставки-продажи и выставки-ярмарки) и т. д.

    Для бизнес-сообщества наибольший интерес представляют выставки-продажи и выставки-ярмарки. Участники таких мероприятий в рамках выставки демонстрируют потребителям свои лучшие достижения, передовые разработки, технологические новинки и т. д. От обычной выставки их отличает то, что посетитель может приобрести выставленную продукцию, чтобы опробовать ее до того, как она вышла в массовое производство.

    Как организовать выставку-ярмарку или выставку-продажу? Для этого нужно заранее определить дату мероприятия (желательно за 2-3 месяца), тематику и критерии отбора экспонентов.

    Следующий этап – это распространение информации о предстоящей выставке среди потенциальных участников. Для этого используются СМИ, реклама на местном радио и телевидении, интернет-коммуникации и т. д. Предлагая организациям принять участие в выставке-продаже или ярмарке, следует оговаривать дату, до которой возможно подать заявку на участие.

    Когда все экспоненты выставки-продажи определены, нужно выполнить следующие действия:

    • разработать проект экспозиции;
    • составить интересную программу проведения выставки-продажи (привнести элемент праздника, включить мастер-классы);
    • заинтересовать клиентскую аудиторию (провести рекламную кампанию);
    • организовать работу обслуживающего персонала;
    • составить план расходов.

    Затраты на организацию выставки и способы извлечения прибыли

    Сколько стоит организовать выставку – зависит от того, какие материальные и трудовые ресурсы необходимы для ее проведения. Все затраты можно условно подразделить на 4 группы:

    • на эксплуатацию выставки-продажи (аренда помещения, если оно не в собственности, коммунальные платежи, организация противопожарной безопасности и т. д.);
    • на творческую подготовку (разработка сценария, художественное оформление и т. д.);
    • на техническое оснащение и реализацию выставки (подготовка оборудования, приобретение необходимых материалов, транспортировка экспонатов, заработная плата персоналу, налоги на малый бизнес);
    • на рекламу.

    Минимальное значение себестоимости выставочного мероприятия составляет примерно 300 тысяч руб. Максимальное определить сложно, поскольку все зависит от количества экспонентов, от необходимости создания дополнительных условий для выставляемых экспонатов.

    Доход организатора, который можно выручить с одной выставки-продажи (выставки-ярмарки), превышает себестоимость в несколько раз. Цена за участие организации в подобном мероприятии варьируется от 120 до 500 тысяч руб. в зависимости от масштабов самой выставки и количества и площади выставочных стендов.

    Важно! Выставочный центр может получать немалый доход, если на его базе будут оказываться дополнительные услуги, например, оформление эксклюзивных материалов для демонстрационных стендов или проведение обучающих семинаров. Кроме того, в свободные от проведения выставок дни часть помещения центра можно сдавать в аренду для проведения конференций, переговоров и т. д.

    Организация передвижной выставки

    На базе действующего выставочного центра можно реализовать множество интересных идей. Одна из них – организация передвижной выставки. Чем привлекателен такой замысел? Тем, что организатору не нужно создавать проект, оформлять экспонаты, а достаточно просто арендовать готовый пакет передвижной выставки и разместить на территории центра. Экспонировать можно предметы старины, декоративных бабочек, фотоматериалы, элементы современного дизайнерского дела.

    Как организовать передвижную выставку? Все достаточно просто. Необходимо найти интересное предложение. Многие музеи сегодня сдают в прокат готовые экспонаты. Детали организации выставки согласовываются непосредственно с представителями музеев и фондов. Предварительная подготовка включает:

    • выбор периода размещения выставки (продолжительность составляет в среднем 7-10 дней);
    • проведение рекламной кампании (желательно начинать активно рекламировать экспозицию за 1-1,5 месяца);
    • заключение договора о проведении выставки;
    • страхование экспонатов (при необходимости);
    • транспортировка выставочных материалов и их размещение в выставочном центре.

    Доходная часть такого проекта формируется за счет реализации входных билетов и оказания дополнительных услуг (продажа памятных сувениров и открыток, фотосъемка и т. д.).

    В заключение ко всему хотелось бы добавить, что выставочная деятельность сегодня имеет неплохие перспективы развития именно в бизнес-сегменте. Все большее количество предпринимателей рассматривает участие в выставках, как одно из самых эффективных средств маркетинга.

    Организация выставки – это труд не одного дня и не одного человека, это кропотливая работа скоординированного и объединенного общей целью коллектива. В то же время это очень интересная и познавательная деятельность, приносящая не только эстетическое удовольствие, но и хороший доход.

    В следующем видео содержится презентация одного из крупнейших в России выставочных комплексов и рассказ о том, какие услуги можно реализовать в рамках подобного центра:

    Читать еще:  Как открыть ночной клуб: подробные финансовые расчеты
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector