Как организовать выставку: 10 подробных шагов
Web555.ru

Бизнес портал

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Как организовать выставку — зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг.

Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.

Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения.

И это привычные для многих выставки.

Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.

И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.

Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.

Что такое выставка и зачем она нужна?

Выставка — это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:

  • презентация товара или услуги;
  • дегустация (при необходимости);
  • сэмплинг;
  • конкурсы.

Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:

  • общение с потенциальными покупателями или клиентами;
  • изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
  • формирование позитивного имиджа своей компании;
  • получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.

Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками — улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.

Преимущества и недостатки выставки

Начнем с приятных моментов:

  • организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
  • на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
  • участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
  • поддержание имиджа своего предприятия.

Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:

  • высокая стоимость участия;
  • длительное время подготовки;
  • дорогое оформление выставочного стенда;
  • человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).

Как организовать выставку: пошаговый процесс

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.

Вот основные из них:

  1. Выбор подходящей выставки
  2. Составление плана действий
  3. Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
  4. Планирование бюджета
  5. Выбор образцов
  6. Разработка раздаточного материала
  7. Оформление выставочного центра
  8. Монтажные работы
  9. Непосредственное участие
  10. Подведение итогов

На каждом из этапов остановимся подробнее.

Выбор выставки и подача заявки на участие

Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.

Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.

На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:

  • тематика;
  • количество участников;
  • целевая аудитория;
  • способы продвижения выставки;
  • требования к выставочным стендам участников;
  • стоимость участия.

Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:

  • на региональном уровне — необходимо обратиться прямо к организатору;
  • на федеральном — найти посредников.

Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.

Планирование выставки

В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.

Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.

Стратегическими заданиями будут:

  • увеличение объем продаж;
  • привлечение новых покупателей;
  • исследование рынка;
  • оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
  • поиск новых связей;
  • ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

  • определение размеров стенда;
  • выбор образцов;
  • оформление выставочного стенда;
  • поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:

  • «от» и «до» знают выбранные товары,
  • обладают хорошими коммуникативными навыками;
  • смогут продать товар и описать его положительные характеристики.

Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:

  • взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
  • стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
  • стоимость образцов;
  • подготовка раздаточного материала;
  • расходы поездку и проживание сотрудников;
  • расходы на форс-мажор.

Выбор образцов товара

К ним нужно добавить рекламные проспекты.

Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.

Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.

На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.

Подготовка раздаточного материала


Раздаточный материал должен быть представлен в виде:

  • листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
  • прайс-листа;
  • полноценного каталога.

Стоит отметить, что расходы на типографию будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.

Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.

Оформление выставочного стенда

От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.

Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:

Название и логотип.

Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.

Поэтому обязательно разместите их на стенде.

Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.

Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.

Он должен быть в центре внимания.

Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.

Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.

Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.

Самым удачным является размещение стенда:

  • справа от входа;
  • в центре зала;
  • в углах зала.

Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.

Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.

Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:

  • стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
  • можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;

обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.

Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

  • если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.
  • Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

    Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.

    Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале


    О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать службу доставки и провести полный инструктаж работников.

    Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.

    Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.

    В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.

    Участие в выставке и подведение итогов

    И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

    1. У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
    2. В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
    3. Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

    Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.

    По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.

    После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.

    Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:

    Основные ошибки при проведении выставки

    «Не веря в товар, я верю рекламе, которая пытается заставить меня в него поверить.»
    Жан Бодрийар

    Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.

    Выставка — это только работа у стенда.

    Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.

    Важно ответственно подходить к каждому этапу организации — подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.

    Участие в выставке только ради участия.

    Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.

    Основное внимание должно быть приковано к стенду.

    Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.

    Выставка закончилась, и на этом все.

    Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.

    Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.

    Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку.

    Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.

    Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.

    Бизнес-идея: организация выставок

    Вложения: от 385 000 рублей

    Окупаемость: от 2 месяцев

    В современном мире популярность набирает проведение различного рода выставок: техники, картин, машин и много другого. Для успешной реализации бизнеса на их организации необходимо учитывать многие нюансы. Давайте разберемся как и на чем тут можно заработать.

    Концепция бизнеса

    Время от времени на отдельных площадках проводятся выставки-продажи работ одного мастера, который известен определенному классу людей; а также выставки продукции заводов; маркетинговые – фирм-производителей, изучающих таким образом спрос.

    Но наиболее популярны, а потому интересны и перспективны как бизнес, именно тематические выставки. Когда на одной площадке одновременно собирается большое количество продавцов, работающих в одной отрасли, и покупателей.

    Это очень удобно: максимум возможностей за минимум времени. При этом суммы сделок, заключаемых на этих выставках, могут быть вполне внушительными. Следовательно, они замотивированы платить за участие в ней. В одних случаях взносы собираются с продавцов, в других – с покупателей, в третьих – со всех участников, но каждый раз именно из этих денег складывается доход организатора.

    Что потребуется для реализации?

    Для того, чтобы организовать бизнес на выставках, необходимо приобрести инвентарь, то есть постоянно использующиеся в проведении выставок атрибуты: сборные места для участников, стенды, штативы для баннеров, таблички с названиями участников и бейджи – все, что требует унифицированной стилистики.

    Один из первых требуемых ресурсов – площадь для бизнеса. В нашем случае это выставочный зал. Он должен подбираться в зависимости от габаритов самой выставляемой продукции, количества участников, планируемого количества посетителей. Здесь лучше руководствоваться принципом «лучше больше, чем меньше», чтобы в процессе проведения мероприятия у клиентов не создавалось ощущения тесноты и дискомфорта.

    Обычно под экспозиции арендуются помещения от 2 500 кв. м.

    Также необходим небольшой склад для хранения инвентаря между выставками – потребуется площадь от 30 кв. м.

    В зависимости от размаха мероприятия количество сотрудников, поддерживающих ее работу, может меняться. Как правило, нанимаются от 2 до 5 разнорабочих и 1-2 администратора, а также уборщица. Разнорабочие переносят и устанавливают стенды, оборудование, выполняют физические и технические задачи. Администраторы поддерживают правильный ход мероприятия, помогают решить все возникающие у участников вопросы и контролируют деятельность разнорабочих. Уборщица поддерживает чистоту, при большом скоплении людей без такого сотрудника просто не обойтись.

    Если выставляемые товары обладают определенной ценностью, очень важен контроль над рабочими. Также необходима высокая квалификация администраторов, так как они по сути лицо выставки. Заработная плата рассчитывается из количества рабочих дней (день на подготовку и 1-3 дня работы самой выставки).

    Пошаговая инструкция запуска

    Самый трудоемкий процесс при запуске бизнеса – это подготовка. Главное – правильно выбрать отрасль для выставки. Чтобы не ошибиться, следуйте пошаговой инструкции:

    1. Проведение анализа спроса на рынке на предмет того, что, кем, кому и как лучше всего продается и, соответственно, будет интересно в формате выставки сторонам и продавцов, и покупателей. Если мероприятие имеет региональное значение, то выбранная отрасль должна быть развита именно в регионе.
    2. Оформление ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) от прибыли. ОКВЭД для этого направления – 82.30.
    3. Выбор темы выставки. Определяется популярная группа товаров/услуг для экспозиции, производители и потребители, то есть потенциальные участники и посетители. В зависимости от выбранной группы товаров формулируется тема экспозиции, например: «Неделя моды» или «Энергетика. Ресурсосбережения. Экология». Принадлежность целевой аудитории к определенному слою населения определяет цены на билеты, прогноз посещаемости, время проведения выставки и рекламную стратегию. Для первого опыта проведения мероприятия, на котором вы хотите заработать, необходимо задействовать самые востребованные группы товаров: необычные для вашего региона продукты питания разных производителей, сезонная одежда, товары hand-made.
    4. Разработка плана мероприятия. Предварительные договоренности. В процессе разработки плана самой выставки детально продумывается программа мероприятия с временными рамками, распределяются задачи сотрудников – особенно если выставка включает приветствие, презентации, мастер-классы и другое, подразумевающее большее участие организаторов. Желательно задействовать что-то массовое и динамичное, чтобы не дать посетителям заскучать.
    5. Информированиеучастников. Составляется список организаций, производящих продукцию по теме выставки. Подразумевается, что они вполне заинтересованы в участии как дополнительной рекламе своей продукции. Далее происходит рассылка в формате пригласительных: на электронную почту, СМС-рассылка и в довершение всего уточняющий звонок. Подобную работу может провести и сторонняя организация, но за отдельную плату.
    6. Организация мероприятия. Этот шаг включает организацию помещения, закупку оборудования (при необходимости), утверждение графика поставки товаров, подписание всех необходимых документов, отслеживание оплат, в том числе и со стороны участников, если в приглашении были оговорены определенные взносы. Если вопрос питания для большого количества людей в здании не организован в достаточной степени, можно договориться с соответствующими фирмами об установке дополнительных временных точек общепита и автоматов с напитками, особенно если выставка многодневная.
    7. Рекламная кампания. В зависимости от особенностей целевой аудитории, выбираются и способы рекламы. Например, для товаров из Индии, одежды, косметики и парфюмерии будет выбираться реклама на афишах, ТВ, радио, наружных мультимедийных устройствах; а для тем энергетики, автомобильной, строительства и подобных – рассылка на электронную почту потенциальных покупателей и реклама на специализированных сайтах. При наличии профильных газет и журналов для привлечения аудитории часто используются пресс-релизы. Освещение подобных мероприятий – одна из обязанностей печатных СМИ.
    8. Проведение выставки. При правильной подготовке все должно пройти гладко, важно отследить лишь несколько моментов. Вы должны придерживаться плана и контролировать включенные в программу элементы от организаторов; оперативно реагировать на всевозможные вопросы участников и посетителей; если какой-то товар явно не пользуется спросом, предложить участникам заменить его на другой; уже в процессе выставки имеет смысл собирать отзывы и рекомендации участников и посетителей, которые дадут информацию о положительных и отрицательных моментах проведенной вами работы, а также, вполне возможно, «подкинут» неплохих идей на будущее.
    9. Подведение итогов. Результата выставки два: впечатление участников и посетителей, которые можно отследить в процессе проведения, а также финансовый эффект.

    Важно также выделить успешные и не очень решения, чтобы продолжать в будущем практиковать первые и избегать вторых.

    Финансовые расчеты

    Стартовый капитал

    Опишем расходы на проведение выставки для зала в 500 кв. м за два дня на 50 участников.

    Направление расходов Количество Ед. Изм. Цена, т. р. Стоимость, т. р.
    Площадь 500 м. 0,05 25 000
    Оборудование:
    Стенды 50 шт. 4,5 225 000
    Стулья 50 шт. 0,8 40 000
    Мелочи 20 000
    Оформление и реклама 50 000
    Персонал:
    Администраторы 2 чел. 3 6 000
    Рабочие 2 чел. 4 8 000
    Уборщица 1 чел. 4 4 000
    Бухгалтерия 1 чел. 0,7 7 000
    Итого: 385 000

    Сколько можно заработать?

    Вход для посетителей будет свободным. Если ценой пригласительного билета для каждого магазина или фирмы-производителя выставить 12 000 рублей, то доход составит 50*12=600 000 рублей.

    Прибыль же посчитаем простым вычитанием расходов из дохода: 600-385=215 000 рублей за двухдневную выставку. За вычетом налога в 15% получаем чистую прибыль за одно мероприятие примерно в 188 000 рублей.

    Срок окупаемости

    Как видно из примера, при длительности работ по организации выставки в два месяца – а это минимальный срок, за который можно успеть провести все этапы, окупаемость составит от 2 месяцев.

    Риски и минусы бизнеса

    Этот вид бизнеса характеризуется как высокой рентабельностью, так и высокими рисками, а также своей спецификой: большим количеством переговорной и организационной работы, которую должен провести бизнесмен этого направления. Организатору, который запланировал определенную цену пригласительного для клиентов, исходя из собственных расходов, может быть достаточно сложно уговорить владельцев бизнеса заплатить ее, так как гарантировать прибыль от их участия он не сможет. Здесь основным аргументом послужит рассмотрение участия как саморекламы.

    Достаточно сложно спрогнозировать посещаемость выставки. Для наилучших результатов необходимо грамотно продумать цены на билеты, время и рекламную кампанию. Есть сложности с нахождением сотрудников команды организаторов в непосредственной близости от товара фирм-участников. Желательно предупредить эти компании еще в пригласительных, что контролировать процесс доставки, переноса товаров и их выкладки должны их собственные сотрудники.

    Расходы на организацию выставки достаточно велики, ответственность при этом тоже немаленькая. К такому необходимо быть готовым.

    Организация выставки – дело изначально затратное и очень хлопотное. Здесь высоки риски: расчет организатора в любой точке может не оправдаться. Это также работа с достаточно большим количеством самых разных людей. Поэтому чаще всего ею занимаются те люди, кого она действительно вдохновляет. Тем более что при грамотном подходе к делу прибыль окупит все беспокойства.

    Как организовать выставку: 10 подробных шагов

    Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей. Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.

    Выставка: как организовать и как на этом заработать

    Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы. Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов. То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.

    Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль

    В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:

    1. Ради продаж (сделал, продал, пропил). Во многих городах уже есть регулярные выставки хендмейдщиков (handmade — ручная работа). Если у вас такого нет, то можно договориться с городской администрацией, другими мастерами и ежемесячно (или еженедельно) в определенном месте проводить такие выставки-ярмарки. Вход само собой бесплатный.
    2. Ради показухи, то есть классическая выставка, например, как выставка цветов в Ижевске . Оплата аренды и прочих расходов с входных билетов. Эти мероприятия не из дешевых и требуют серьезной организации, поэтому проводятся 1-2 раза в год.
    3. «Покажи себя сам». Это обычно не персональная выставка, а участие в большой городской, отраслевой или региональной выставке. Быстрых денег она не принесет. Ее плюс в том, что большую часть расходов оплачивает государство, но чтобы получить результат, нужно учитывать немало тонкостей, поэтому данной теме будет посвящена отдельная статья.

    Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:

    1. Планирование выставки.
    2. Привлечение посетителей.
    3. Персонал.
    4. Получение и анализ результатов.

    Планирование выставки

    Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:

    • Поиск клиентов – вам же нужны новые заказчики?
    • Поиск партнеров – оптовые покупатели, поставщики сырья, рекламные компании и пр.
    • Поиск наемных работников – вы же намерены расширить свой бизнес?
    • Поиск единомышленников – людей, с которыми у вас есть общие интересы, которых волнуют те же проблемы.
    • Формирование положительного имиджа фирмы.
    • Реклама бренда – вы успели его придумать?
    • Окупить расходы на организацию мероприятия и получить прибыль.

    Организация выставки

    Организаторы. В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.

    Помещение. Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.

    Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь рукоделиями или народными промыслами, то можно договориться с ними. Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду. В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.

    Исполнители. Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.

    Реклама. Сейчас проспекты, листовки и буклеты вам распечатает любая типография. Позаботьтесь о том, чтобы там была вся необходимая информация для тех, кто захочет найти вас после выставки. Не шикуйте, небольшой яркий листок с основной информацией – это все что вам нужно! Кроме того придется потратиться на рекламу, которая привлечет посетителей на выставку. Примерно за месяц в городских газетах и на местном телевидении должны появиться яркие объявления. На улицах также потребуется повесить афиши. Еще нужно раздавать листовки в людных местах и дать рекламу в интернете. В сети лучше всего работают статьи и сообщения на тематических страницах, опять же тематических сайтов, форумах и в соцсетях, а также рассылка и контекстная реклама.

    Размещение экспозиции. Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия. Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них. Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.

    Пример интересной экспозиции

    Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.

    Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.

    Как заработать на выставке

    1. Продажа входных билетов. Самый простой вариант, но он не сработает, если всю вашу экспозицию можно обойти за пару минут. Люди должны понимать, за что отдают свои деньги.
    2. Продажа своих изделий. Позаботьтесь, чтобы к началу выставки у вас был хороший запас товара на продажу, в том числе недорогих сувениров , которые любят покупать посетители на память о том, где побывали. И, конечно, должно быть что-то забавное для детей.
    3. Сдача в аренду части помещения. Если помещение для вас велико, то часть его можно сдать, самый оптимальный вариант – сетевые компании ( МЛМ ). Эти организации нежно любят большие скопища людей, которые никуда не торопятся. Кроме того, они имеют опыт в подобной работе, поэтому их стенды и персонал будут выглядеть вполне презентабельно.
    4. Если условия позволяют, можно организовать что-то вроде буфета – витрину, кофемашину и три столика.
    5. Викторины, конкурсы, лотерея и пр. Вот один из вариантов, найденных мной в интернете: у стендов свободно распространяют рекламные материалы, и озвучивается SMS-викторина, по условиям которой нужно ответить на 10 платных (отправка SMS-сообщений) вопросов. В конце каждого часа между правильно ответившими разыгрываются ценные призы. Механизм следующий – 50% стоимости SMS-сообщения идет оператору, ещё 25% — контент-провайдеру, обеспечивающему обработку сообщений, и последние 25% возвращаются к организаторам викторины. Получается, что посетители не только с удовольствием разбирают проспекты, но и платят деньги за то, что внимательно их читают.

    Анализ работы

    После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.

    Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.

    После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции. Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем. Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.

    Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей. Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.

    Как организовать свою первую выставку: советы профессионального художника

    Всё, что нужно знать и учесть, — от подготовки самих картин до оформления приглашений.

    Художник, член Творческого союза художников России, дизайнер. За 6 лет выставочной деятельности организовала и провела 29 персональных выставок, 9 из которых в Китае.

    В детстве я любила рисовать, но никогда не думала, что это станет моей работой. По первому высшему образованию я горный инженер. Но так сложились обстоятельства и судьба, что к 30 годам стала увлекаться живописью и в дальнейшем это перешло в мою профессиональную жизнь. Сейчас это вторая карьера, которую очень люблю, и я планирую развиваться в ней дальше. Накопленный опыт помогает мне самостоятельно организовывать и проводить профессиональные выставки. Этим опытом хочу поделиться с вами.

    Главный совет начинающим художникам: не бойтесь выставлять свои работы. Уверена, следуя дальнейшему плану, вы осуществите свою мечту и проведёте первую выставку.

    Как рассказать о себе

    Составьте резюме

    Включите в него информацию о месте учёбы, о выставках с указанием времени, места, названия. Наверняка вы участвовали в групповых мероприятиях. Постоянно обновляйте резюме, добавляйте новые события, связанные с искусством, и удаляйте менее важные. Также напишите о стажировках, мастер-классах, премиях, наградах, если они есть. Добавьте ваше фото.

    Напишите биографию

    Коротко расскажите о себе. Буквально на полстраницы: напишите о том, кто вы, где родились, где учились. Вероятно, некоторые ваши работы находятся в частных коллекциях (даже если вы их дарили) и, возможно, в разных городах России или за рубежом. Добавьте и эту информацию.

    Подготовьте буклет

    Необязательный пункт, но позволяет ярко и красочно представить информацию о вас. Разместите ваше фото, фотографию одной или нескольких картин. Добавьте краткие сведения о себе, о том, что пишете, контакты, упомяните свой сайт или страницы в соцсетях. Неплохой вариант — двусторонняя листовка формата А5. Более информативная, чем визитка, к тому же недорогая.

    Заведите страницы в соцсетях

    Если они есть, почаще выставляйте фото картин. Очень интересны кадры в процессе написания, на пленэре, снимки картин в интерьере. Попросите, чтобы вас сфотографировали за работой. Снимайте короткие видео.

    Зарегистрируйтесь на порталах для художников

    Возможно, кто-то из других посетителей захочет приобрести ваши работы. Главный плюс таких сайтов — когда ваше имя будут вводить в поисковых системах, ваши картины будут среди первых ссылок в выдаче. Для размещения работ можно использовать эти сайты:

    Как подготовить работы к выставке

    Оформите картины

    Картины нужно оформить в багеты, для акварелей лучше добавить паспарту. Не забудьте про крепления. В последнее время я перешла на холсты с галерейной натяжкой, толщиной 4 см.

    При галерейной натяжке края изображения заходят на торцы подрамника и оформление в багет не требуется

    Убиваю несколько зайцев сразу: экономлю на оформлении (багеты стоят недёшево) и облегчаю транспортировку картин. Рамы тяжёлые и хрупкие, их легко повредить, необходимо защищать углы специальными уголками, а если перевозим на самолёте, то считаем каждый килограмм. А холсты с галерейной натяжкой легче и удобнее для транспортировки и упаковки. Кроме того, в современных интерьерах такие работы стильно смотрятся.

    Поставьте подписи

    Обязательно ставьте подпись на лицевой стороне работы. С оборотной укажите фамилию, имя, название работы, размер картины (пишется сначала высота, потом ширина), материал (например «холст/масло» или «акварель/бумага»), год. Подписывать можно углём, потом обязательно закрепите специальным спреем или лаком для волос, чтобы он не осыпался.

    Сфотографируйте картины

    Лучше всего провести профессиональную съёмку. Фото хорошего качества сможете использовать для каталога, альбома, буклетов, принтов (создания копий) или при печати на одежде и аксессуарах.

    Но такая съёмка стоит дорого, поэтому поначалу можно фотографировать и самостоятельно. Для съёмки работу лучше вынести на улицу и снять в тени. Потом обрезать лишнее и обработать в фоторедакторе. Следите, чтобы цвета на фото соответствовали реальным цветам на картине.

    Для хранения фото картин заведите отдельную папку на рабочем столе. Снимки можно предварительно разобрать по коллекциям — так вы сможете всегда быстро найти нужные. Для фотографий картин в интерьерах также заведите отдельную папку, как и для снимков с пленэров и своих фото за мольбертом.

    Составьте список работ

    Составьте список всех ваших картин в виде таблицы. Можно рассортировать по коллекциям или годам. Так вы сами поймёте, сколько у вас картин, и наведёте порядок. В таблице укажите номер, название картины, год, размер, материал, при необходимости — стоимость, приложите фото. Я добавляю пометки к картинам, когда они проданы или размещены в коллекции. Обязательно отмечайте картины, которые отдаёте на выставку или куда-то ещё.

    Что ещё нужно учесть при подготовке к выставке

    Название

    Придумайте название выставки в соответствии со стилистикой и темой картин. Отберите работы согласно концепции, чтобы вместе они смотрелись хорошо и логично. Составьте отдельный список по принципу, описанному выше, только включите в него те картины, которые хотите продемонстрировать на данной выставке. Напишите о том, как пришла идея написания картин, историю о коллекции.

    Выбор площадки

    Существует много возможностей выставиться бесплатно: выставочные залы, галереи, бизнес-центры, библиотеки. Задавайте вопросы по почте или телефону, заходите и знакомьтесь лично, спрашивайте, могут ли сотрудники разместить ваши работы или порекомендовать, к кому лучше обратиться. Показывайте свои картины.

    Если вы в Москве, можно обратиться к руководителю проекта «Искусство на природе» Валерию Сенкевичу или в Izo Art Gallery в БЦ «Романов двор» — за небольшие деньги сможете поучаствовать в групповой или персональной выставке.

    Упаковка и доставка картин

    Позаботьтесь об упаковке заранее. Конечно, всё зависит от того, куда и как вы собираетесь перевозить картины.

    • Если работы оформлены в багет, защищайте углы — небольшой скол на раме может испортить весь вид.
    • Если доставляете на машине и не очень далеко, слоя пластиковой плёнки и пузырчатой упаковки будет достаточно.
    • Если перевозите на дальние расстояния, транспортные компании предлагают добавить картонную упаковку или жёсткую обрешётку.
    • При перевозке картин за границу не забудьте оформить разрешение на вывоз. В Москве этим занимается Коллегия экспертов по культурным ценностям. Стоимость для художников — 500 рублей за картину, но иногда есть возможность схитрить. Работы из одной серии можно оформить как диптих или триптих и заплатить как за одну картину.

    Расположение картин

    Заранее продумайте, как будут висеть ваши работы. От пола до центра картины должно быть 140–150 см. Проверьте освещение. Лучше всего использовать точечные направленные светильники. Если будете выставляться в галерее, с развешиванием вам обязательно помогут.

    Пресс-релиз

    Первый пресс-релиз мне помогали делать специалисты. В тексте должно быть название выставки, краткая информация о вас, о том, что будет представлено, указан адрес, продолжительность, дата открытия, телефон для связи. Дальнейшие пресс-релизы можно делать самостоятельно на примере первого.

    По ссылкам — пресс-релизы для выставок «Природа гармонии» и «Проектируя эмоции».

    Приглашения

    Оформите приглашения на открытие выставки. Укажите название, адрес, время, номер телефона, какие ещё планируются мероприятия (я часто приглашаю друзей-певцов для выступления). И рассылайте! Это очень приятно. Я заранее готовлю список тех, кого хочу пригласить, и отмечаю, кто согласился прийти, а кто нет. Так вы сможете приблизительно посчитать число гостей, чтобы определиться с количеством напитков и закусок для фуршета.

    Фотограф

    Обязательно пригласите профессионального фотографа. Снимки с выставки сможете разместить на страницах в соцсетях и отправить гостям и друзьям. Такие фото напомнят о вас и вашем мероприятии.

    Съёмка видео

    Хорошее дополнение к вашему портфолио, хотя необязательное. Если всё-таки решите сделать фильм об открытии выставки, заранее обсудите с оператором, что вы хотите в нём увидеть, какие крупные планы вам важны, интервью с какими людьми. В общем, напишите сценарий вашего вечера и фильма. Когда будете подавать заявку на следующую выставку, не забудьте прикрепить ссылку на него.

    Ваш образ

    Продумайте свой внешний вид в соответствии с концепцией выставки и местом её проведения. При необходимости обратитесь к стилисту, который позаботится о причёске и макияже. Такие детали помогут вам создать цельный образ, который точно запомнится гостям и будет ещё долго радовать вас на фотографиях.

    Вступительная речь и общение с гостями

    Поприветствуйте гостей, кратко расскажите о картинах. Не забудьте поблагодарить людей, которые к вам пришли. Уделите внимание каждому гостю, ходите по залу, знакомьтесь, общайтесь, узнавайте, откуда человек узнал о вашем мероприятии. И обязательно наслаждайтесь вашим вечером!

    Фуршет

    Конечно, можно обойтись без него, но обычно гости приходят на мероприятие после работы, и стакан воды или бокал шампанского не помешает. Всё зависит от вашего бюджета, можно добавить выпечку и закуски. Гости оценят такие знаки внимания.

    Закрытие

    Проводится по желанию. Можно пригласить тех, кто не попал на открытие.

    Конечно, организация первой выставки — волнительное и непростое мероприятие, но вместе с тем это выход на новый уровень профессионального развития. Подумайте, где бы вы хотели видеть свои картины, рассказывайте о своих планах друзьям, спрашивайте совета у людей, связанных с искусством, отправляйте резюме. В общем, стучитесь во все двери и показывайте своё творчество. И тогда первая выставка станет началом череды увлекательных мероприятий, которые откроют новые грани вашего таланта и подарят много удивительных знакомств и открытий. Удачи вам!

    10 советов как участвовать в выставках: раскрываем секреты успеха

    11 октября 2017 г.

    Успех на выставках не приходит сразу, но если проблемы не решаются, то, может быть, стоит пересмотреть свои действия?

    Учитывая возможности, доступные брендам в эпоху цифровых технологий, невольно возникает вопрос, насколько выставки конкурентоспособны в сравнении с новыми приёмами и формами презентации бизнеса.

    При всех опасениях выставки остаются надёжным и проверенным инструментом, и вам ничто не помешает сочетать их и с новыми инструментами. К тому же, выставки остаются возможностью встретиться с вашей аудиторией лицом к лицу вне зависимости от того, это строительные выставки, туристические или выставки электроники и технологий. Да даже если выставка овощей и фруктов или детская выставка – везде ваша компания сможет получить самое большое попадание в целевую аудиторию.

    Согласно исследованиям Protoplan, 46% респондентов приняли решение о покупке продукта при посещении выставки, 77% респондентов нашли новых поставщиков на выставке, а 92% посетителей отметили, что выставки – отличная возможность представить свою компанию широкой бизнес-аудитории.

    Представляем вам 10 советов, которые наверняка помогут вам привести дела в нужное русло и обеспечить максимальную отдачу от участия в выставке.

    Изучите выставочную статистику и каталог выставок в вашей индустрии

    Объем исследований и анализ выставочной статистики, проведённые вами перед окончательным выбором в пользу того или иного выставочного мероприятия, могут повлиять на ваш опыт экспонирования. Мы не раз говорили о том, что важно выполнять «домашнее задание» перед каждой международной или региональной выставкой.

    Разумеется, директор выставки может предложить вам самые заманчивые условия, но лучше, всё-таки, провести исследования и на их основании принять решение о целесообразности участия в выставке.

    Если у вас есть возможность, посетите интересующую выставку в качестве посетителя, прежде чем принимать решение стать экспонентом. Таким образом, вы сможете почувствовать себя на месте гостя, посмотреть на стенды конкурентов и оценить вашу целевую аудиторию и уже на основе своих впечатлений и замеров сделать вывод об участии.

    Узнайте всё об аудитории выставки

    Все хорошие маркетинговые кампании начинаются с данных. Выставки им в этом ничем не уступают. Необходимо собрать максимум данных о посетителях выставки. Обычно компании пользуются данными, полученными от посетителей во время или после выставки, но лишь немногие работают на опережение.

    Если организаторы выставки не предоставляют вам информацию о потенциальных посетителях и участниках мероприятия, — это тревожный звонок. Если на официальном сайте выставки нет ничего нужного, требуйте эти данные, вам важно узнать о том, какая аудитория соберется на выставке, как она будет задействована, прежде чем вы потратите свои деньги.

    Обозначьте цели вашего участия в выставке

    Как правило, компании концентрируются на двух целях: продажи на выставке и повышение узнаваемости бренда. Тем не менее, они сталкиваются со слишком разными показателями, которые не всегда измеримы в краткосрочной перспективе.

    Посмотрите на свои задачи под другим углом! Может, вы задаетесь целью генерировать потенциальных клиентов? Или привлекать инвестиции зарубежных партнеров? А может быть, создавать новые контакты или, напротив, поддерживать хорошие отношения со старыми партнерами?

    Каким бы ни был желаемый результат, помните о том, что он должен быть детально сформулирован и измерим.

    Сфокусируйтесь на создании впечатления у посетителей выставки

    Если ваша выставочная стратегия или план на выставку состоят в том, чтобы взять в аренду 2 квадратных метра, установить стол и баннер, советуем отказаться от этой идеи. Вам нужно поработать над качественной работой с клиентами – это именно тот опыт, на котором в скором времени сфокусируется подавляющее большинство компаний.

    Вопрос даже не в том, какого выбрать застройщика стендов, сколько метров выставочной площади взять в аренду, где лучше встать по отношению к конкурентам, заранее проконтролировать монтаж и финальное оформление стендов. Оставайтесь верны себе и подумайте, как ваш стенд поможет достичь нужных результатов. Избегайте старых, избитых уловок. Сконцентрируйтесь на создании опыта, который повысит ценность опыта участника и посетителя выставки. Прочное, устойчивое впечатление имеет гораздо большее влияние, нежели мимолетное. Современные технологии, используемые на выставках Европы, Китая и, конечно, США помогут вам в достижении этой цели.

    Продвигайте себя: подготовьте рекламную компанию своего участия в выставке

    Конечно, организаторы выставки делают некоторые промо-мероприятия, чтобы продвигать выставку, но и вам самим нужно сделать всё возможное, чтобы люди к вам пришли. Иначе вы рискуете столкнуться с тем, что ваши стендисты и менеджеры по продажам будут скучать в одиночестве.

    Независимо от того, используете вы социальные сети или e-mail рассылку,расскажите вашей аудитории о том, что вы будете на мероприятии. Например, назначьте встречу прямо на выставке или запланируйте специальное предложение, которое бы побудило их пойти на выставку, чтобы посетить ваш стенд. Это хорошая возможность обратиться к потенциальным клиентам, покупателям и прессе и предложить им встречу в новой обстановке.

    Найдите выставки с возможностью участия в деловой программе

    Деловая программа – важная часть выставки. А выставки, на которых вы можете выступить спикером, позволяют выиграть в конкурентной борьбе. Вам будет легче обратиться к посетителям, донести до них то, что они могли не понять при посещении вашего стенда.

    Выступая перед аудиторией, не стремитесь продать что-либо. С помощью доклада вы можете воспитывать аудиторию, передавать ей свои знания и опыт. Вдохновляйте слушателей, расскажите о проблемах, которые успешно преодолели или о том, как ваш бизнес их собирается решать, поделитесь полезными советами.

    Найти подходящую выставку можно в каталоге выставок на сайте Protoplan.pro, где есть информация о выставках по всему миру, информация о предполагаемом количестве посетителей и участников на основе статистики предыдущих мероприятий и официальный сайт выставки, чтобы связаться с Организатором или отправить заявку на участие. Там же можно рассчитать стоимость участия и запланировать все задачи по участию с помощью инструмента подготовки выставки ExpoPlanner. Ваш план подготовки выставки с ExpoPlanner будет готов в один клик, а все сроки по задачам автоматически настроены на сроки Организатора вашей выставки. Удобные напоминания по задачам не дадут упустить ничего. Кроме того, ваш выставочный проект всегда доступен – просто откройте его в вашем мобильном телефоне.

    Разговаривайте с посетителями вашего выставочного стенда

    С точки зрения посетителя было бы странным видеть, как представители компании на стенде общаются друг с другом, не обращая внимания ни на кого вокруг. И напротив, никто не любит навязчивое общение. Нужно найти правильный баланс, чтобы сделать ваш стенд местом, где ваши посетители хотели бы с вами пообщаться. Отправьте на мероприятие сотрудников, которые легко налаживают контакт и не отталкивают от себя.

    Подготовьте вашу команду

    Как человек, организующий выставки, вы знакомы с внутренней «кухней». Однако, не думайте, что ваша команда мыслит так же, как вы. Убедитесь, что готовите персонал к выставке правильно. Распределите роли, определите ключевые временные точки, уточните ресурсы, задачу и ответственность, которыми каждый из вашей команды обладает. Обязательно проведите тренинг для персонала перед открытием выставки.

    Промо-подарки вашим партнерам и посетителям на выставке

    Убедитесь в том, что посетители вашего стенда уйдут от вас не с пустыми руками. Подарком может быть всё что угодно: бесплатная пробная услуга, USB-накопитель с вашими данными и портфолио, мешок для вещей, в котором они могут переносить всё, что получили на выставке. Кстати, реклама, размещённая на таком мешке, пакете или сумке, станет вашей бесплатной рекламой.

    Независимо от того, что вы предлагаете, убедитесь, насколько это полезно вашей аудитории. Исследования Protoplan показали, что 77% экспонентов говорят о том, что полезность – главная причина, которую они используют для рекламного продукта. Держите в уме, что 85% людей обратились в компании именно после того, как получили от них бесплатные бонусы во время общения на выставочном стенде или при знакомстве на деловой программе выставки.

    Подумайте о продолжении работы с партнерами и потенциальными клиентами после выставки

    Продолжение сотрудничества после выставки – один из самых важных моментов, поскольку вы можете оценить, насколько успешным было участие в выставке, а также закрепить отношения с клиентами, с которыми достигли договорённостей.

    Не стоит после выставки пытаться навязывать каждодневное общение. Все ваши последующие действия после выставки должны иметь цель, смысл и чёткую последовательность. Только так это добавит вам ценности в глазах будущего клиента.

    Выполняя эти советы и рекомендации, подготовиться к выставке будет ещё легче, а при использовании инструментов, предоставляемых Protoplan, подготовка к выставке будет простой и удобной, а результат и ROI вас приятно удивят. Попробуйте прямо сейчас!

    Читать еще:  Мат капитал как купить дом
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector