Что такое документооборот: принципы+основные этапы
Web555.ru

Бизнес портал

Что такое документооборот: принципы+основные этапы

Документооборот и его основные этапы

Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем документации, контроль исполнения документов.

Организация документооборота подразумевает установление единых правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков. Организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в системе управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс, в целом, она должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется применять унифицированные формы документов и разрабатывать примерные схемы (графики документооборота) прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Документооборот –это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: 1) прием документов; 2) экспедиционная обработка; 3) предварительное рассмотрение документов; 4) распределение корреспонденции; 5) передача и доставка документов; 6) учет объема документооборота; 7) регистрация документов; 8) контроль за исполнением документов.

Следует отметить, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать его исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном. 9263 — | 7451 — или читать все.

Что такое документооборот: принципы+основные этапы

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Правильная организация действий — это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.

Особенно это касается соблюдения порядка в документации.

Документ — это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.

Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.

И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот, а также как его организовать.

Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.

Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.

Что такое документооборот: определение

Итак, что такое документооборот?

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.

В свою очередь, сама документация делится на три категории:

  • входящая — это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
  • исходящая — это та, которая отправляется за пределы предприятия;
  • внутренняя — это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.

Данные категории определяют документопотоки, которые в свою очередь могут иметь разную направленность — горизонтальную и вертикальную.

Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.

Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.

Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.

Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.

Формы документооборота

А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.

Для этого были разработаны три формы организации документооборота:

централизованная — предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.

Например, это может быть секретариат или канцелярия.

Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;

децентрализованная — характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.

Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;

смешанная — совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.

Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.

Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.

Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.

Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.

В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.

Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.

Принципы документооборота

И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.

Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот, нужно знать его принципы.

Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:

Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.

Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.

Название принципа говорит само за себя.

Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.

В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.

Этот принцип перекликается с предыдущим.

Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.

Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.

Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.

Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.

Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.

Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.

Этапы документооборота

Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.

Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.

И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.

Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:

  1. составление и проверка документа уполномоченным лицом;
  2. согласование описанной информации;
  3. подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
  4. регистрация;
  5. исполнение заданий (если они требуются);
  6. оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
  7. уничтожение документации или отправка в архив.
Читать еще:  Как открыть лпх и какие налоги ожидают

Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.

Этапы, которые проходят исходящие документы:

  1. составление и проверка документа;
  2. согласование и подписание указанной на документе информации;
  3. регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
  4. отправка документа конкретному получателю.

Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:

  1. поступление и прием;
  2. рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
  3. направление полученной документации руководству на рассмотрение;
  4. исполнение, если оно требуется;
  5. при необходимости составление ответа;
  6. отправка документации в архив.

Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,

вам расскажет следующее видео:

Правила организации документооборота

  • минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
  • сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
  • единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.

Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства — оперативности и эффективности.

Если говорить кратко, что такое документооборот, то это прохождение документами определенного пути.

К тому же это важное звено в организации делопроизводства.

Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.

Документооборот: основные этапы

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выделяют несколько этапов документооборота:

· создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению;

· сдача документов в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого

аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является

Документопоток –это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

· регистрируемые и нерегистрируемые документы;

· входящие, исходящие и внутренние документы;

· направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами.

Содержание документопотока характеризуется составом документов,

входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

Информационно-справочная работа с документами

С целью обеспечения оперативного поиска документов создаются информационно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений, классификатора аспектов деятельности организации.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, на какой стадии находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.

· по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки;

· по теме (содержанию);

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.

1. Что входит в понятие документооборота?

2. Каковы основные правила организации документооборота?

3. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем

4. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной

5. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших

документов и как они проводятся?

6. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в

7. Какие задачи выполняет регистрация документов?

8. Назовите формы регистрации документов.

9. В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?

10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и

в чем ее преимущества?

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на работу, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных и индивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов.

Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации):

· коллективный договор. Порядок его разработки и заключения определен Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»;

· индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия

Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и

Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания.

В приказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно.

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Заявление –документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника.

Трудовой договор (контракт) –соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Кодекс законов о труде и заработной плате РФ (КзоТ РФ) употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, на них распространяется единый правовой режим.

Читать еще:  Как узнать задолженность транспортного налога физического лица

Срочный трудовой контрактзаключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме –

запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело –

лицевой счет по заработной плате.

Резюме и анкетасоставляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой

Трудовая книжкаявляется основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Личные карточки.Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.

1. Назовите особенности оформления трудовой книжки.

2. Назовите три вида переводов на другую работу.

3. Какие документы используются при приеме на работу?

4. В каких случаях устанавливается или не устанавливается

Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что, в свою очередь, обусловлено организацией документооборота в организации (фирме).

Основные принципы организации документооборота:

1. Прямая точность (перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений)

2. Непрерывность (непрерывная подача документов на тот уровень где по ним принимаются решения)

3. Ритмичность (равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлем ритму движения)

4. Параллельность (выполнение отдельных операций по обработки документов в процессе его движения. Основное значение — сокращение времени на прохождение документа)

5. Пропорциональность (пропорциональная, равномерная загрузка каналов движения документов)

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Документопотоки (англ. Document flows) — Информационные потоки, характеризующиеся официальным характером информационного обмена, при котором работники выступают как представители Общества или его подразделений, и подлежащие документированию в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

I. Входящие документы

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). [9, c. — 112]

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

II. Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа». [8, c. 59]

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Читать еще:  Какой транспортный налог для пенсионеров

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. [10]

III. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

Общие правила регистрации документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. [12]

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

1. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

2. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

3. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 — индекс структурного подразделения; 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. [11]

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено Примерной инструкцией.

Документооборот организации

Принципы организации документооборота

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

— централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ) [1] ;

— максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

— маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

— однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении);

— организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

— вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

— исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

— снижение уровня подписания документов.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

— поступающие (входящие) документы;

— отправляемые (исходящие) документы;

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Каким образом форма организации делопроизводства влияет на систему документооборота? Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.

2. Согласование (визирование) проекта документа.

3. Доработка проекта документа по замечаниям.

4. Повторное визирование документа.

5. Подписание документа руководителем.

6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа должна производиться Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.

Движение отдельных видов документов (документопотоков) имеет свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ разрабатывают схемы движения документов (маршрутные

схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

[1] Исключение составляет информация оперативного характера, которая может поступать по факсимильной связи и электронной почте непосредственно в подразделение и конкретным работникам, и также отправляться корреспондентам.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector